Dicas de apresentações em Power Point

O Power Point é uma ferramenta comum para apresentações de ideias, as apresentações de slides e são hoje importante veículo para os profissionais e empreendedores venderem suas ideias nas mais diversas situações. Não que ela seja a melhor, mas ela é a mais utilizada e até a mais intuitiva, sendo assim as dicas aqui apresentadas servem tanto para Power Point quanto outros softwares como o Prezi por exemplo. Mas para ter sucesso ao fazer uma apresentação é válido passar por alguns pontos.

A primeira fase é o planejamento da apresentação, com o entendimento de qual o objetivo daquela apresentação, qual a mensagem que deve ficar ao final, quais as características do público alvo, tempo de apresentação, estilo da apresentação, local de apresentação e estrutura.

Depois de planejada a apresentação, o ideal é construir um roteiro, uma base em texto mesmo, montando a história que deve ser contada segundo o planejamento acima. Este texto deve estar na linguagem voltada ao público alvo, entender o começo-meio-fim da apresentação, limitado ao tempo da apresentação, e servir de linha base para a criação dos slides.

A terceira fase que é a criação de uma identidade visual da apresentação, depende muito do contexto da apresentação, das características do público alvo e do objetivo da apresentação.

Uma fase importantíssima que as pessoas as vezes não dão a devida importância é o treinamento do apresentador. Seja na frente do espelho, seja para um amigo ou colega de trabalho, a única forma de garantir aderência entre os slides e o apresentador é com treinamento. Repetir, melhorar, repetir de novo.

 Construindo seus slides:

 

·         Use pouco texto - Seja o mais conciso possível. O slide ideal tem poucas palavras e linhas.

 

·         Evite o uso de marcadores -  Só use marcadores quando necessário, como no slide introdutório, por exemplo, em que você pode enumerar as ideias a serem expostas.

 

·         Separe os assuntos - Procure colocar apenas uma ideia ou gráfico por slide. Caso seja necessário, divida as suas informações em vários slides.

·         Tipologia - Use dois ou três tipos de fonte: uma para os títulos, outra para o texto e outra para destaques. De preferência, use fontes sem serifa, como a Arial e a Tahoma, mas faça de acordo com seu publico, use fontes legíveis e adequadas.

·         Nada de letrinhas miúdas -  Evite usar fontes menores que 22 pontos.

·         Enfatize o que é importante -  Ao montar um gráfico, destaque sua informação mais relevante, e faça isso no próprio slide, deixe negrito, sublinhado, em vez de usar o laser pointer.

·         Faça os gráficos certos - Gráfico de pizza? Prefira a versão 2D. A versão 3D distorce as imagens, use cores adequadas.

·         Aplique a regra dos 5 segundos -  Depois de terminar sua apresentação, releia os slides e veja se cada um deles pode ser compreendido em no máximo 5 segundos.

·         Recursos Visuais - Recursos visuais em excesso no slide confundem o público e faz com que eles se concentrem em decifrar as imagens, em vez de se concentrarem no que você está dizendo.

·         Design - Use a proximidade de elementos, deixe itens relacionados ao tema a ser falado próximos,

 

·         Repetições de características - use elementos que se repitam nos slides seguintes, seja por cores, pequenos objetos, tamanhos, ícones, etc.

 

·         Padrão - mantenha o padrão de cores, marcadores, fontes, alinhamentos e tudo o que esta em seu material.

 

·         Cores - Mantenha contraste de cores e textos, faça com que seus textos possam ser lidos com diferenciais de cores de fundos e letras.

·         Alinhamentos - Cuidados com os alinhamentos justificados, sobram muitos espaços entre palavras, adeque com seu perfil de público, e lembre-se se tem muito texto já há algo errado aí.

·         Efeitos e animações - Limite ou elimine o uso de animações. Claro, eles podem ser legais e consolidar muitas informações em um único slide, mas podem fazer sua audiência se concentrar na ação da tela, em vez de se concentrarem no que você está dizendo.

·         Slide Oculto - Para não excluir slides e usar apenas em casos específicos, Usar a função de slide oculto é uma maneira inteligente de consolidar informações e ser mais flexível no tamanho de sua apresentação. Informações secundárias ou aprofundadas podem ser ocultadas, de forma que não sejam exibidas na apresentação de slides principal, mas possam ser acessadas caso sejam necessárias para ilustrar um ponto com mais detalhes de última hora. Quando você oculta um slide, ele permanece no arquivo embora não seja visto quando se executa a apresentação no modo Apresentação de Slides. É possível ativar e desativar a opção "Slide Oculto" individualmente para cada slide da apresentação.

·         Tempo - Não há uma regra quanto ao tempo de apresentação, mas para se ter uma ideia básica inicial, um iniciante demora 1:30 (um minuto e trinta segundos por slide) e tem pessoas mais experientes que demoram 20 minutos por slide, tudo depende de quanto você tem a acrescentar em sua apresentação e adequar ao tempo disponível.

·         Agora que os slides foram elaborados, volte e pense em como você poderia enxugar sua apresentação ainda mais. Cada apresentação verdadeiramente bem-sucedida de PowerPoint  consiste no equilíbrio entre o que você diz e o que você mostra. Use essas dicas para encontrar a combinação ideal entre mostrar e explicar.

 Veja alguns exemplos de design:

 

 

Apresentando:

Finja que você fará a apresentação sem nenhum slide. Como você ajustaria sua narração para compensar? Agora, comece adicionando somente os slides que ajudam você a destacar, e não repetir, os pontos que você falará em voz alta.

Nunca leia diretamente dos slides; sua narração deverá contar a história com suas próprias palavras. Leia apenas o que seja muito importante ou conceitual.

Use as notas do orador na parte inferior de cada slide usando a ferramenta de acionamento acima da barra de rolagem horizontal (ou acesse a adapte as notas abrindo a tela de visualização "Anotações"). Isso permitirá que você organize seus pensamentos e que você os veja na tela do apresentador, mas eles não serão exibidos para o público no projetor ou segundo monitor.

Corte slides e seja flexível com sua narração. Não se pode excluir slides às pressas, mas é possível estender ou encurtar seu diálogo para se manter dentro do tempo estabelecido.

Por fim, o Microsoft PowerPoint é uma ferramenta de comunicação incrivelmente útil, mas somente se você utilizá-la para enriquecer sua apresentação, não sobrecarregá-la de informações. Se existe uma regra-chave que se deve ter em mente, ela é: o menos é mais. Mantenha sua apresentação visualmente curta e inteligente, e você será surpreendido pela maneira como os roncos se transformarão em aplausos.

Em outro tópico falaremos de técnicas e dicas de apresentação (postura).

Até breve.

 Elaborado por Wagner Gonsalez