Decidi escrever este artigo para desmistificar algumas máximas em reuniões que confesso não ocorrer.
Atuei e atuo há alguns anos como responsável pelo departamento de marketing de algumas empresas e vejo que isso ocorre em todas elas. Para não citar nomes das empresas apenas vou citar os mercados nos quais presenciei os fatos aqui narrados. Participando de reuniões de fechamento de negócios em uma grande empresa no setor de Brinquedos com lojas em diversos shoppings vi que as reuniões são duras, pesadas e pouco “certinha”. O mesmo ocorreu em no setor de relógios, no setor de Aço, no setor Automotivo e Industrial.
As reuniões têm horários e datas marcadas e realmente são cumpridos. Não atrase, pois ficará em uma situação não confortável.
Cuide do seu visual (roupa adequada, sapatos, perfume, simpatia, aperto de mão, tom de voz e tudo que se referir à sua imagem) as pessoas reparam e a direção em alguns casos não segue este padrão mas vão cobrar que você o siga.
Conhecer sobre a empresa do cliente (caso seja reunião externa) é muito importante, pois um pouco antes e um pouco depois se fala de mercado, negócios e você não vai querer parecer ser um(a) secretário(a) de reuniões.
Organize todo o seu material de trabalho antes de ir para a reunião, mesmo que seja interna, não pega bem sair para buscar algo após seu início.
Quando estiver ocorrendo a reunião, não fique estático ou com exageros de movimento, isso irá atrair a atenção de todos aos seu atos. Balance a cabeça mostrando que está compreendendo o que o cliente está falando, de forma moderada, não imite o Wilson (meu cachorrinho da estante que balança a cabeça toda hora pois tem uma molinha no pescoço).
Toda reunião deve ter uma pauta, seja ela eletrônica ou impressa, nela deve-se anote os pontos mais importantes da reunião. Siga um modelo 5W2H, é mais eficiente.
Agora a parte que ninguém comenta. A reunião quando conta com a presença do Presidente ou diretor da empresa acaba não sendo da mesma forma na qual aprendemos estudando. Afinal ninguém te ensina a receber um soco, absorver e levantar para tomar outro. Em outras palavras quando há presença destes mencionados, ocorrem palavrões, alteração de voz, cobranças que o deixarão deslocados e aí você deverá assimilar e agir com naturalidade.
Já participei de reuniões onde o presidente da empresa fumava e ele o fazia na sala de reuniões, mesmo que a sala sendo arejada é uma falta de respeito com os demais, porém nem sempre a alta direção respeita isso. Por esse motivo escrevi este artigo, afim de que você quando exercer a função de alta direção que não falte com respeito aos demais participantes.
Com relação aos palavrões, eles acabam ocorrendo quando algo sai errado, ou não atende aos desejos desta direção, é comum ouvir um sonoro P..Q...P! Car....já não falei que.... é gente isso ocorre sim e sabe o que você deve fazer?
Saber que o palavrão não é para você, que é um desabafo desrespeitoso desta pessoa e apenas manter a cama como se ele tivesse falado uma outra palavra qualquer, e após o esbravejamento, mantenha o seu estado emocional e justifique ou complemente o cobrado.
Celulares, notebooks ou equipamentos eletrônicos devem em sua grande maioria das empresas ser desligados ao entrar em uma reunião. Pois ocorrem pausas para atendimento de celulares na reunião e isso desfoca e mostra um desrespeito com os presentes na reunião. Já participei de reuniões onde o celular do presidente tocava e ele atendia sem cerimônias, até que um dia falei a ele que isso atrapalhava, desfocava, etc...e aí ele parou de levar. Há empresas que dão luvas de boxe ao entrar na reunião, calma não é para se socar, é apenas uma forma inusita de manter as pessoas sem usar canetas, celulares e notebooks. Não recomendo, pois em alguns caso isso pode dar briga, além de não ser produtivo ir para não anotar nada.
Seja firme nos horários. Comece e termine na hora marcada. Mesmo que algumas pessoas não tenham chegado ainda, comece! Valorize os pontuais, não nivele seus compromissos e participante por baixo. Agindo assim, na terceira reunião, não haverá mais retardatários,
Nem sempre se é possível fazer reuniões importantes de 50 minutos, ou parar para uma ginástica laboral. Saiba dar intervalos curtos nos momentos adequados. Faça uma programação de estimativa de tempo para cada tema da reunião, assim saberá o quando parar. Se tornar suas reuniões demasiadamente extensas isso acaba criando barreias e tornando a reunião prolixa ou pouco eficiente. Como sabemos as reuniões custam dinheiro. Uma hora de reunião com a participação de oito executivos pode custar entre 800 a 1,5 mil reais. Uma frase que me recordarei sempre de um ex-patrão muquirana baseada em um ditado árabe. “Quem não dá valor a um centavo, nunca terá um milhão.” Frase esta que ele adotava quando se relacionava a dinheiro e tempo.
Outra coisa importante, não vá a uma reunião como ouvinte a não ser que tenha sido chamado como tal (shadow, termo usado em algumas montadoras). Já ouvi um presidente da empresa falar a um colega numa reunião. – Não há almoço de graça. Você acha que esta nesta reunião a passeio? Quero ver suas análises e explanações objetivas. Paulada na nuca. Cobrança na qual ele soube absorver e realizar o proposto.
Reuniões mais improdutivas do que fazer numa sexta feira uma hora antes do horário de saída ou a qualquer dia da semana meia hora antes do almoço é querer tudo, menos a atenção e bons resultados de uma reunião. Não cometa esses erros, não faça que seus colaboradores entrem desinteressados ou com pressa, provavelmente seus resultados desta reunião serão ineficazes.
Bom o que eu quero no fundo com este artigo é dizer que não há uma fórmula exata de comportamento em reuniões, cada empresa tem um método, pessoas diferentes, direção diferente e que regras de como se comportar sempre terão divergências e complementos. O que é importante saber é que existem orientações de o que NÂO fazer em reuniões, o restante é experiência. E não adianta falar que isso só acontece em empresa pequena, apesar de não citar os nomes, algumas destas empresas são líderes de mercado, ou seja, o privilégio de erros não está apenas nas pequenas empresas.
Até a próxima.
Wagner Gonsalez
Caso tenha algum exemplo ou caso que tenha ocorrido comente o caso e dissemine conhecimentos e experiências. Clique aqui para comentar.
Atuei e atuo há alguns anos como responsável pelo departamento de marketing de algumas empresas e vejo que isso ocorre em todas elas. Para não citar nomes das empresas apenas vou citar os mercados nos quais presenciei os fatos aqui narrados. Participando de reuniões de fechamento de negócios em uma grande empresa no setor de Brinquedos com lojas em diversos shoppings vi que as reuniões são duras, pesadas e pouco “certinha”. O mesmo ocorreu em no setor de relógios, no setor de Aço, no setor Automotivo e Industrial.
As reuniões têm horários e datas marcadas e realmente são cumpridos. Não atrase, pois ficará em uma situação não confortável.
Cuide do seu visual (roupa adequada, sapatos, perfume, simpatia, aperto de mão, tom de voz e tudo que se referir à sua imagem) as pessoas reparam e a direção em alguns casos não segue este padrão mas vão cobrar que você o siga.
Conhecer sobre a empresa do cliente (caso seja reunião externa) é muito importante, pois um pouco antes e um pouco depois se fala de mercado, negócios e você não vai querer parecer ser um(a) secretário(a) de reuniões.
Organize todo o seu material de trabalho antes de ir para a reunião, mesmo que seja interna, não pega bem sair para buscar algo após seu início.
Quando estiver ocorrendo a reunião, não fique estático ou com exageros de movimento, isso irá atrair a atenção de todos aos seu atos. Balance a cabeça mostrando que está compreendendo o que o cliente está falando, de forma moderada, não imite o Wilson (meu cachorrinho da estante que balança a cabeça toda hora pois tem uma molinha no pescoço).
Toda reunião deve ter uma pauta, seja ela eletrônica ou impressa, nela deve-se anote os pontos mais importantes da reunião. Siga um modelo 5W2H, é mais eficiente.
Agora a parte que ninguém comenta. A reunião quando conta com a presença do Presidente ou diretor da empresa acaba não sendo da mesma forma na qual aprendemos estudando. Afinal ninguém te ensina a receber um soco, absorver e levantar para tomar outro. Em outras palavras quando há presença destes mencionados, ocorrem palavrões, alteração de voz, cobranças que o deixarão deslocados e aí você deverá assimilar e agir com naturalidade.
Já participei de reuniões onde o presidente da empresa fumava e ele o fazia na sala de reuniões, mesmo que a sala sendo arejada é uma falta de respeito com os demais, porém nem sempre a alta direção respeita isso. Por esse motivo escrevi este artigo, afim de que você quando exercer a função de alta direção que não falte com respeito aos demais participantes.
Com relação aos palavrões, eles acabam ocorrendo quando algo sai errado, ou não atende aos desejos desta direção, é comum ouvir um sonoro P..Q...P! Car....já não falei que.... é gente isso ocorre sim e sabe o que você deve fazer?
Saber que o palavrão não é para você, que é um desabafo desrespeitoso desta pessoa e apenas manter a cama como se ele tivesse falado uma outra palavra qualquer, e após o esbravejamento, mantenha o seu estado emocional e justifique ou complemente o cobrado.
Celulares, notebooks ou equipamentos eletrônicos devem em sua grande maioria das empresas ser desligados ao entrar em uma reunião. Pois ocorrem pausas para atendimento de celulares na reunião e isso desfoca e mostra um desrespeito com os presentes na reunião. Já participei de reuniões onde o celular do presidente tocava e ele atendia sem cerimônias, até que um dia falei a ele que isso atrapalhava, desfocava, etc...e aí ele parou de levar. Há empresas que dão luvas de boxe ao entrar na reunião, calma não é para se socar, é apenas uma forma inusita de manter as pessoas sem usar canetas, celulares e notebooks. Não recomendo, pois em alguns caso isso pode dar briga, além de não ser produtivo ir para não anotar nada.
Seja firme nos horários. Comece e termine na hora marcada. Mesmo que algumas pessoas não tenham chegado ainda, comece! Valorize os pontuais, não nivele seus compromissos e participante por baixo. Agindo assim, na terceira reunião, não haverá mais retardatários,
Nem sempre se é possível fazer reuniões importantes de 50 minutos, ou parar para uma ginástica laboral. Saiba dar intervalos curtos nos momentos adequados. Faça uma programação de estimativa de tempo para cada tema da reunião, assim saberá o quando parar. Se tornar suas reuniões demasiadamente extensas isso acaba criando barreias e tornando a reunião prolixa ou pouco eficiente. Como sabemos as reuniões custam dinheiro. Uma hora de reunião com a participação de oito executivos pode custar entre 800 a 1,5 mil reais. Uma frase que me recordarei sempre de um ex-patrão muquirana baseada em um ditado árabe. “Quem não dá valor a um centavo, nunca terá um milhão.” Frase esta que ele adotava quando se relacionava a dinheiro e tempo.
Outra coisa importante, não vá a uma reunião como ouvinte a não ser que tenha sido chamado como tal (shadow, termo usado em algumas montadoras). Já ouvi um presidente da empresa falar a um colega numa reunião. – Não há almoço de graça. Você acha que esta nesta reunião a passeio? Quero ver suas análises e explanações objetivas. Paulada na nuca. Cobrança na qual ele soube absorver e realizar o proposto.
Reuniões mais improdutivas do que fazer numa sexta feira uma hora antes do horário de saída ou a qualquer dia da semana meia hora antes do almoço é querer tudo, menos a atenção e bons resultados de uma reunião. Não cometa esses erros, não faça que seus colaboradores entrem desinteressados ou com pressa, provavelmente seus resultados desta reunião serão ineficazes.
Bom o que eu quero no fundo com este artigo é dizer que não há uma fórmula exata de comportamento em reuniões, cada empresa tem um método, pessoas diferentes, direção diferente e que regras de como se comportar sempre terão divergências e complementos. O que é importante saber é que existem orientações de o que NÂO fazer em reuniões, o restante é experiência. E não adianta falar que isso só acontece em empresa pequena, apesar de não citar os nomes, algumas destas empresas são líderes de mercado, ou seja, o privilégio de erros não está apenas nas pequenas empresas.
Até a próxima.
Wagner Gonsalez
Caso tenha algum exemplo ou caso que tenha ocorrido comente o caso e dissemine conhecimentos e experiências. Clique aqui para comentar.
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